Privatlivspolitik for Viebke & West A/Ss employer branding og rekruttering
Udgivelsesdato: 07-06-2024
Hos Viebke & West A/S administrerer vi vores employer branding og rekrutteringsproces gennem vores karriereside (”Karriereside”), og ved hjælp af et relateret rekrutteringssystem.
I denne privatlivspolitik beskrives det, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger, hvis:
- Du besøger vores Karriereside (du er en ”Besøgende”)
- Du forbinder dig med os via vores Karriereside for at oprette en profil hos os og modtage information om nuværende eller fremtidige ledige stillinger hos os (du er en ”Forbundet kandidat”)
- Du søger en stilling hos os, via vores Karriereside eller en tredjepartstjeneste (du er en ”Ansøgende kandidat”)
- Vi indsamler oplysninger om dig fra andre parter, sider og tjenester, da vi mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger (du er en ”Hentet kandidat”)
- Vi modtager oplysninger om dig fra vores medarbejdere eller partnere, da de mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger (du er en ”Henvist kandidat”)
- Vi modtager oplysninger om dig fra en Kandidat, der nævner dig som deres reference (du er en ”Reference”).
Denne privatlivspolitik beskriver også, hvilke rettigheder du har, når vi behandler dine personlige oplysninger, og hvordan du kan gøre brug af disse rettigheder.
Når vi bruger udtrykket ”Kandidat” i denne privatlivspolitik, henviser vi til hver af Forbundne kandidater, Ansøgende kandidater, Hentede kandidater og Henviste kandidater, medmindre andet er angivet.
1. Om behandling af personlige oplysninger
Personlige oplysninger er alle oplysninger, der direkte eller indirekte kan henføres til en fysisk person. Eksempler på personlige oplysninger er: Navn, e-mailadresse, telefonnummer og IP-adresse. Behandling af personlige oplysninger er enhver automatiseret brug af personlige oplysninger – såsom indsamling, oprettelse, analyse, deling og sletning af personlige oplysninger.
Der er love og regler om, hvordan virksomheder må behandle personlige oplysninger, såkaldte databeskyttelseslove. Forskellige databeskyttelseslove gælder for forskellige typer brug af personlige oplysninger og i forskellige dele af verden. Et eksempel på en databeskyttelseslov, der er relevant for vores brug af dine personlige oplysninger, som beskrevet i denne privatlivspolitik, er EU's databeskyttelsesforordning (2016/679, ”GDPR”).
De fleste forpligtelser i henhold til GDPR gælder for den såkaldte dataansvarlige. En dataansvarlig er den enhed, der beslutter, til hvilke formål personlige oplysninger vil blive behandlet, og hvordan behandlingen vil blive udført. Den dataansvarlige kan bruge en såkaldt databehandler. En databehandler er en enhed, der kun må behandle personlige oplysninger som instrueret af den dataansvarlige og må ikke bruge personlige oplysninger til egne formål.
Vi er den dataansvarlige, når vi behandler dine personlige oplysninger som beskrevet i denne privatlivspolitik.
2. Hvilke personlige oplysninger behandler vi?
Alle personer
- Enhedsoplysninger – Hvis du besøger vores Karriereside, vil vi indsamle oplysninger om din enhed, såsom IP-adresse, browsertype og version, sessionsadfærd, trafikkilde, skærmopløsning, foretrukket sprog, geografisk lokation, operativsystem og enhedsindstillinger/-brug.
- Tekniske og statistiske data – Hvis du besøger vores Karriereside, vil vi indsamle tekniske og statistiske data om din brug af siden, såsom information om, hvilke webadresser du besøger, og din aktivitet på siden.
- Kommunikationsdata – Vi vil indsamle og gemme din kommunikation med os, herunder de oplysninger, du har givet i kommunikationen. Dette kan omfatte indholdet af e-mails, videooptagelser, beskeder på sociale medier, de oplysninger, du føjer til din konto hos os, spørgeundersøgelser osv.
- Kontaktoplysninger – Såsom dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og fysiske adresse.
Kandidater
- Data fra samtaler, vurderinger og andre oplysninger fra rekrutteringsprocessen – Såsom notater fra samtaler med dig, udførte vurderinger og tests, lønkrav.
- Oplysninger i din ansøgning – Såsom dit CV, motiveret ansøgning, eksempler på dit arbejde, referencer, anbefalinger og uddannelse.
- Oplysninger på din offentlige profil – Henviser til de oplysninger, vi indsamler om dig fra offentligt tilgængelige kilder relateret til din professionelle erfaring, f.eks. LinkedIn eller din nuværende arbejdsgivers website.
- Oplysninger fra referencer – Det er de oplysninger, vi modtager fra vores medarbejdere eller partnere, der henviser dig til os, eller fra de personer, du har angivet som dine referencer.
3. Hvor får vi dine personlige oplysninger fra?
Alle enkeltpersoner
- Fra Karrieresiden. Hvis du besøger vores Karriereside, indsamler vi tekniske og statistiske oplysninger om, hvordan du bruger Karrieresiden, samt oplysninger fra din enhed.
- Direkte fra dig. De fleste oplysninger, vi behandler om dig, modtager vi direkte fra dig, f. eks. når du søger en stilling hos os eller forbinder dig med os. Du kan altid vælge ikke at give os visse oplysninger. Nogle personlige oplysninger er imidlertid nødvendige for, at vi kan behandle din ansøgning eller give dig de oplysninger, du anmoder os om.
Referencer
- Fra den person, du er reference for. Hvis en Kandidat angiver dig som sin reference, vil vi indsamle dine kontaktoplysninger fra kandidaten for at kunne kontakte dig.
Kandidater
- Fra offentligt tilgængelige kilder. Vi kan indsamle personlige oplysninger om dig fra offentligt tilgængelige kilder, såsom LinkedIn eller din nuværende arbejdsgivers website.
- Fra vores referencer. Vi kan modtage oplysninger om dig fra vores medarbejdere eller partnere (såsom udbydere af rekrutteringstjenester), når de mener, at din profil er af interesse for vores nuværende eller fremtidige ledige stillinger.
- Fra dine referencer. Hvis du giver os referencer, kan vi indsamle oplysninger om dig fra dem.
- Data, vi opretter selv eller i samarbejde med dig. Oplysninger om din ansøgning og profil oprettes normalt af os – eller af os i samarbejde med dig – i rekrutteringsprocessen. Dette kan f. eks. omfatte notater fra samtaler med dig, udførte vurderinger og tests.
4. Hvorfor behandler vi dine personlige oplysninger?
Vi beskytter og gør brug af vores rettigheder samt vores og andres interesser, f.eks. i forbindelse med retskrav.
Berørte enkeltpersoner: De enkeltpersoner, der er berørt af det retslige spørgsmål – dette kan omfatte personer i alle de kategorier af enkeltpersoner, der er anført ovenfor.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan blive anvendt til dette formål.
Del dine personlige oplysninger med andre modtagere med de formål, der er beskrevet i afsnit 5 nedenfor.
Berørte enkeltpersoner: Kan variere alt efter formålet med delingen, se afsnit 5 nedenfor.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Indsamle information om din brug af Karrieresiden, brug af cookies og andre sporingsteknologier, som beskrevet i vores Cookiepolitik.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger.
Vedligeholde, udvikle, teste og på anden måde opretholde sikkerheden på Karrieresiden.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger, tekniske og statistiske data.
Analysere, hvordan Karrieresiden og dens indhold anvendes og klarer sig, indhente statistik og forbedre driftseffektiviteten.
Berørte enkeltpersoner: Besøgende.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Enhedsoplysninger, tekniske og statistiske data.
Give dig opdateringer om vores ledige stillinger.
Berørte enkeltpersoner: Forbundne kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kontaktoplysninger, kommunikationsdata.
Gennemgang af profiler og ansøgninger, der sendes til os. Dette omfatter også kommunikation med dig om din ansøgning og din profil.
Berørte enkeltpersoner: Forbundne kandidater, Ansøgerkandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Indsamle og evaluere din arbejdsprofil på dit eget initiativ. Dette omfatter også kommunikation med dig angående din profil.
Berørte enkeltpersoner: Hentede kandidater, Henviste kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Kontakte dig direkte om vores specifikke, fremtidige ledige stillinger.
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Optage samtaler med dig.
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kommunikationsdata.
Kontakte dig for at bede dig om at deltage i spørgeundersøgelser
Berørte enkeltpersoner: Kandidater.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Alle kategorier af personlige oplysninger, der er anført ovenfor, kan anvendes til dette formål.
Kontakte dig for at bede dig om at levere oplysninger om en Kandidat og evaluere de oplysninger, du leverer.
Berørte enkeltpersoner: Referencer.
Kategorier af personlige oplysninger, der anvendes: Kontaktoplysninger, kommunikationsdata.
5. Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?
Vores tjenesteudbydere. Vi deler dine personlige oplysninger med vores leverandører, der leverer tjenester og funktionalitet i vores employer branding- og rekrutteringsproces. Dette omfatter f.eks. tjenesteudbydere inden for rekruttering og leverandøren af vores Karriereside samt relaterede rekrutteringssystem.
Virksomheder i vores koncern. Vi deler dine personlige oplysninger med andre virksomheder i vores koncern, hvor de leverer tjenester og funktionalitet til vores employer branding- og rekrutteringsproces, f.eks. adgang til bestemte systemer og software.
Virksomheder, der leverer cookies på Karrieresiden. Hvis du vælger at give samtykke til det, sættes der cookies af andre virksomheder end os, som anvender de data, der indsamles af disse cookies, i overensstemmelse med deres egne privatlivspolitikker. Du kan få information om, hvilke cookies dette gælder for, i vores Cookiepolitik.
Til myndigheder og andre offentlige organer – når vi bliver pålagt det. Vi deler dine personlige oplysninger med myndigheder og andre offentlige organer, når vi er retsligt forpligtede til det.
Til parter, der er involveret i retssager. Hvis det er nødvendigt for at beskytte eller forsvare vores rettigheder, deler vi dine personlige oplysninger med offentlige myndigheder eller andre parter, der er involveret i en potentiel eller eksisterende retssag. Dette kan f.eks. ske i forbindelse med påstande om diskrimination.
Fusioner og opkøb osv. I forbindelse med en potentiel fusion, salg af virksomhedsaktiver, finansiering eller en andens virksomheds opkøb af hele eller dele af vores virksomhed, kan vi dele dine personlige oplysninger med andre parter involveret i processen.
6. Hvad er det juridiske grundlag for at behandle dine personlige oplysninger?
For at kunne behandle dine personlige oplysninger er vi nødt til at have et såkaldt juridisk grundlag, som er årsagen til at behandle de personlige oplysninger, der er berettiget i henhold til persondataforordningen (GDPR).
Når vi behandler dine personlige oplysninger med de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik, er det juridiske grundlag normalt, at behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at kunne rekruttere talenter med kompetencer, der er relevante for os. Vi har konkluderet, at vi har en legitim interesse i at kunne foretage behandling af personlige oplysninger med dette formål, at behandlingen er nødvendig for at kunne opfylde dette formål, og at vores interesse opvejer din rettighed til ikke få dine oplysninger behandlet til dette formål.
Du kan kontakte os for at få mere information om, hvordan denne vurdering er foretaget. Find vores kontaktoplysninger i afsnit 9 og 10 nedenfor.
Der kan være specifikke omstændigheder, hvor behandlingen kun foretages, hvis og når du giver dit samtykke til behandlingen. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis vi foreslår at optage en samtale med dig. I afsnit 9 nedenfor kan du finde mere information om din ret til at tilbagetrække dit samtykke.
7. Hvornår overfører vi dine personlige oplysninger uden for EU/EØS, og hvordan beskytter vi dem i så fald?
Vi bestræber os altid på at behandle dine personlige oplysninger inden for EU/EØS-området.
Nogle af vores tjenesteudbydere behandler dig dine personlige oplysninger uden for EU/EØS. Vi anvender også leverandører, hvis moderselskab eller hvis underleverandørs moderselskab er baseret uden for EU/EØS. I disse tilfælde har vi overvejet risikoen for, at de personlige oplysninger kan blive overført til lande uden for EU/EØS, f.eks. på grund af en anmodning fra myndighederne.
I tilfælde, hvor en anden modtager af dine personlige oplysninger (som beskrevet i afsnit 5 ovenfor) er baseret uden for EU/EØS, betyder det også, at dine personlige oplysninger overføres uden for EU/EØS.
Når vi eller en af vores leverandører overfører dine personlige oplysninger uden for EU/EØS, vil vi sikre, at der anvendes sikkerhedsforanstaltninger, der er anerkendt af GDPR, til at facilitere overførslen. Vi anvender følgende sikkerhedsforanstaltninger:
Når dine personlige oplysninger overføres uden for EU/EØS, implementerer vi også passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de personlige oplysninger i tilfælde af videregivelse. Nøjagtig hvilke beskyttelsesforanstaltninger vi implementerer, afhænger af hvad der er teknisk muligt og tilstrækkeligt effektivt for den pågældende overførsel.
Hvis du vil have mere at vide om, i hvilke tilfælde dine personlige oplysninger overføres uden for EU/EØS, kan du kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9 og 10 nedenfor.
8. Hvor længe beholder vi personlige oplysninger?
Alle enkeltpersoner
Hvis vi behandler dine personlige oplysninger for at kunne beskytte og håndhæve vores rettigheder, beholder vi dine personlige oplysninger, indtil det relevante juridiske spørgsmål er fuldt og endeligt løst.
Besøgende
Vi beholder dine personlige oplysninger i et (1) år af sikkerhedsmæssige årsager. Opbevaringsperioden for cookies er angivet i vores cookiepolitik. Vi gemmer dine personlige oplysninger for at analysere Karrieresidens effektivitet, lige så længe som vi beholder dine personlige oplysninger til andre formål.
Kandidater
Hvis du (udelukkende) er en Forbundet kandidat, beholder vi dine personlige oplysninger, så længe du er forbundet med os.
Ved andre typer Kandidater beholder vi dine personlige oplysninger for at fastslå, om du er en passende kandidat til vores relevante ledige stillinger.
Hvis du ikke kommer igennem den indledende rekrutteringsproces, beholder vi dine personlige oplysninger, så længe som det er nødvendigt for at overveje og potentielt kontakte dig angående relevante fremtidige ledige stillinger.
Hvis du bliver ansat, gemmer vi dine personlige oplysninger under din ansættelse med andre formål end dem, der er angivet ovenfor, og som du vil blive informeret om.
Referencer
Vi beholder personlige oplysninger, lige så længe som vi beholder de personlige oplysninger om den Kandidat, som du er reference for.
9. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du gøre brug af dem?
I dette afsnit kan du finde information om de rettigheder, du har, når vi behandler dine personlige oplysninger. Som beskrevet nedenfor er nogle af rettighederne kun relevante, når vi behandler dine personlige oplysninger på et specifikt juridisk grundlag.
Hvis du vil gøre brug af nogen af de rettigheder, der er angivet her, kan du:
- Besøge siden vedrørende data og privatliv på vores Karriereside, hvor vi tilbyder funktioner til at gøre brug af dine rettigheder,
- Logge ind på din konto hos os, hvor du ved hjælp af indstillingerne på kontoen kan gøre brug af dine rettigheder, eller
- Kontakte os direkte på hewa@vogw.dk.
Retten til information
Du har ret til at blive informeret om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger. Du har også ret til at blive informeret, hvis vi planlægger at behandle dine personlige oplysninger med andre formål end det, de oprindeligt blev indsamlet til.
Vi giver dig sådan information i denne privatlivspolitik, via opdateringer på vores Karriereside (se også afsnit 11 nedenfor) og ved at besvare dine spørgsmål.
Ret til indsigt i dine personlige oplysninger.
Du har ret til at vide, om vi behandler personlige oplysninger om dig, og til at modtage en kopi af de data, vi behandler om dig. I forbindelse med at modtage kopien af dine data modtager du også information om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger.
Retten til indsigt og til at anmode om en overførsel af dine personlige oplysninger til en anden modtager (“dataportabilitet”).
Du kan anmode om en kopi af de personlige oplysninger, der er relateret til dig, og som vi behandler for at opfylde en kontrakt med dig, eller baseret på dit samtykke, i et struktureret, almindeligt anvendt, maskinaflæseligt format. Det giver dig mulighed for at bruge disse data andre steder, f.eks. kan du overføre det til en anden modtager. Hvis det er teknisk muligt, har du også ret til at anmode om, at vi overfører dine data direkte til en anden modtager.
Retten til at få slettet dine personlige oplysninger (“retten til at blive glemt”).
I nogle tilfælde har du ret til at få os til at slette personlige oplysninger om dig. Dette er f.eks. tilfældet, hvis det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dataene til det formål, som vi har indsamlet dem til, hvis du trækker dit samtykke tilbage, hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen og der ikke findes nogen legitime, tilsidesættende begrundelser for behandlingen. (Om den særskilte ret til at gøre indsigelse, se nedenfor.)
Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personlige oplysninger.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personlige oplysninger, som er baseret på vores legitime interesse, ved at henvise til dine personlige omstændigheder.
Ret til begrænset behandling.
Hvis du mener, at de personlige oplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, at vores behandling er ulovlig, eller at vi ikke har brug for oplysningerne til et bestemt formål, har du ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af sådanne personlige oplysninger. Hvis du gør indsigelse mod vores behandling som beskrevet lige ovenfor, kan du også anmode om, at vi begrænser behandlingen af disse personlige oplysninger, mens du foretager en vurdering af din anmodning.
Når vores behandling af dine personlige oplysninger er begrænset, vil vi (med undtagelse af opbevaring) kun behandle dataene med dit samtykke eller til etablering, udførelse eller forsvar af retskrav, for at beskytte rettighederne hos en anden naturlig eller juridisk person, eller af årsager relateret til en vigtig offentlig interesse.
Ret til berigtigelse.
Du har ret til at anmode om, at vi berigtiger unøjagtige oplysninger, og at vi angiver oplysninger om dig, som du betragter som ufuldstændige.
Retten til at trække dit samtykke tilbage.
Når vi behandler dine personlige oplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. I så fald ophører vi med at behandle dine data med de formål, du har tilbagetrukket dit samtykke til. Det påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der var baseret på dit samtykke, før det blev trukket tilbage.
Retten til at klage.
Hvis du har en klage over vores behandling af dine personlige oplysninger, kan du indgive en klage til databeskyttelsesmyndigheden i Denmark. Du kan finde deres kontaktoplysninger her.
Du kan også indsende en klage hos det nationale datatilsyn, som kan ses på listen her, hvis du er bosat i EU. Hvis du er bosat i Storbritannien, kan du indgive en klage hos Information Commissioner’s Office her.
10. Hvor kan du henvende dig, hvis du har kommentarer eller spørgsmål?
Hvis du gerne vil i kontakt med os for at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bekymringer om, hvordan vi håndterer dine personlige oplysninger, kan du kontakte os ved at sende en e-mail til hewa@vogw.dk.
11. Opdateringer af denne privatlivspolitik
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når det er nødvendigt, f.eks. hvis vi begynder at behandle dine personlige oplysninger på en ny måde, hvis vi ønsker at gøre oplysningerne endnu tydeligere for dig, eller hvis det er nødvendigt for at overholde gældende databeskyttelseslove.
Vi opfordrer dig til regelmæssigt at besøge denne side for at tjekke eventuelle ændringer. Øverst på denne side står der altid, hvornår denne privatlivspolitik sidst blev opdateret.
