Er du koordinator til fingerspidserne? Er du struktureret, detaljeorienteret og grundig? Trives du i et uformelt miljø med højt til loftet og meget frihed under ansvar? Så er det måske dig, vi søger!

Hos Viebke & West A/S vokser vi, og derfor søger vi nu en koordinator til vores serviceafdeling i Tilst v. Aarhus

Helt overordnet skal du koordinere vores indgående opgaver for flere boligkontorer og kommuner i tæt samarbejde med malermestrene. Du bliver en del af vores serviceafdeling, som primært arbejder for kommuner, boligkontorer og erhvervskunder i hele Danmark.

Dine opgaver vil primært bestå i at:

Modtage og planlægge opgaver fra kunder (typisk ejendomsadministratorer), der skal have koordineret arbejdet ifm. istandsættelsen af fraflyttede lejligheder, hvor opgaven typisk skal være planlagt inden for en tidsramme på 24 timer.

Din arbejdsdag vil typisk bestå af at:

• Koordinere håndværksgruppernes (primært maler, gulv og rengøring) arbejde: sikre, at de er booket til opgaverne og har adgang til lejlighederne

• Planlægge tidsforløb: arbejde tæt sammen med håndværksgrupperne, så arbejdet sker i den rigtige rækkefølge, og lejligheden afleveres til tiden (typisk inden for 7-10 arbejdsdage)

• Kommunikation med kunder (administrationskontorerne): holde dem opdateret om fremdrift, evt. forsinkelser eller ekstraarbejde

• Fakturere opgaver: dette gøres via vores system e-regnskab

• Løse praktiske udfordringer: f.eks. hvis der mangler nøgler, adgang, materialer, eller der opstår skader

Arbejdstiden er som udgangspunkt 7.00-15.00 mandag til torsdag og 7.00-14.30 om fredagen, så man kan være tilgængelig for kunder og håndværkere i deres arbejdstid.

Der vil være perioder (omkring d. 1. og d. 15. i hver måned) med spidsbelastning, hvor arbejdstiderne er længere, men til gengæld kan du selvfølgelig flekse på andre dage, hvor der er mindre travlt, og arbejde hjemme efter aftale med din leder.

Koordinatoren med det skarpe overblik og stor ansvarlighed 
Som person er du kendt for din sans for detaljer og evne til at arbejde struktureret, da det er essentielt, de helt rigtige informationer kommer videre til de forskellige interessenter. Andre vil beskrive dig som energisk, positivt og med højt drive – men rolig af natur, selv når der er pres på.

Din ansvarlighed er høj og du efterlader ikke noget til tilfældighederne og overholder de fastsatte deadlines. Derudover er du vant til, at du langt fra altid kan planlægge din dag, da der ofte kan komme sager ind fra højre, der kræver din opmærksomhed her og nu – og det formår du at løse uden at miste overblikket over de andre opgaver, du har. Hvis du også har naturlig flair for at planlægge, holde overblik og tænke i løsninger, så lyder du som den helt rette.

Desuden håber vi, at du har:

• Solid erfaring med en udadvendt koordinatorrolle med daglig kundekontakt (primært via mail og telefon)

• Flair for hurtigt at kunne sætte dig ind i, hvad det kræver at løse en fraflytning, med alle de elementer det indeholder

• Superbruger i Office 365 (særligt Excel og Outlook, som vi bruger til opgavehåndtering og dokumentation)

• Kendskab til e-regnskab og Dalux eller andre regnskabssystemer er et plus, men ikke et krav

• Hvis du også har erfaring fra byggebranchen, ejendomsdrift eller malerfaget, er det et plus

Hvis du også har erfaring fra byggebranchen, ejendomsdrift eller malerfaget er det plus

Hvorfor skal du vælge os? 
Vi har fart over feltet, så du bliver en del af en virksomhed, hvor tingene går stærkt. Vi har en uformel og humoristisk tilgang til opgaverne, uden at miste fokus på opgaven. Du har mulighed for at sætte dit eget præg på rollen, og vi er meget åbne i forhold til egne initiativer. Selvom her er travlt, så er vi en virksomhed, der vægter life/work balance og det sunde arbejdsliv højt.

Lønnen for stillingen ligger omkring 34.000 kr. om måneden, dertil pension på 8%/4% (hvoraf 8% er arbejdsgiverbetalt) samt sundhedssikring via PFA.

Derudover tilbyder vi ekstra feriefridage og afholder jævnligt sociale arrangementer. Der er gratis parkering i området, så det er nemt at komme til og fra i bil.

Diversitet og inklusion hos Viebke & West
Hos os tror vi på, at forskellighed gør os stærkere. Hvad enten du er lærling, erfaren håndværker eller kontoruddannet, er du velkommen her – uanset køn, alder, etnicitet, religion, seksualitet eller baggrund.

Vi vurderer folk på deres faglighed, potentiale og evne til at samarbejde. For os handler det ikke om, hvor du kommer fra – men om hvad du bidrager med på byggepladsen, kontoret og i fællesskabet.

Her er der plads til alle. Respekt og et godt samarbejde er fundamentet i vores arbejdsmiljø, og det betyder meget for os, at alle føler sig trygge og værdsatte – både på jobbet og i frokostpausen.